Para comenzar un proyecto vending, además de las acciones emprendedoras como empresario que se lanza a una nueva aventura; los consejos y datos que se puedan recopilar en términos de rentabilidad y viabilidad, es imprescindible estar al día en trámites burocráticos y normativas legales para iniciar el proyecto con todas las garantías.
1-ALTA EN EL IAE
El primer paso sería darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Este tributo no se paga desde hace algún tiempo, pero es necesario integrarse en uno de los epígrafes de actividades que este impuesto contempla. En primer lugar para definir bien la actividad que se va a desarrollar (puede haber distintas variantes en una misma actividad) y, sobre todo, conocer cuáles son los aspectos económicos desgravables y deducibles. Además, es el primer paso para lograr un CIF que otorgue personalidad jurídica a la empresa o al autónomo.
2-PROTECCIÓN DE DATOS
En segundo lugar, lo ideal, al tratarse de una actividad en la que se relaciona con otras muchas empresas, es estar al tanto de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Si se va a ejercer una actividad de operador de vending, muchos serán los proveedores de productos, de muchas marcas y procedencias distintas con las que se va a tener una relación directa, y es importante no cometer errores en esta materia. El decreto que se ha aprobado en esta línea legislativa es el 1720/2007, que desarrolla la propia Ley Orgánica 15/99. También presentes en diferentes comunidades autónomas, son varios los organismos que asesoran en cuestiones de protección de datos y una entidad central, la Agencia Española de Protección de Datos, es la encargada de velar por el cumplimiento de todas las normativas. Además de las mencionadas, no habrá que perder de vista el Real Decreto 994/1999 de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal de 11 de junio de 1999 (RMS), la Ley Orgánica 5/92 de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal de 29 de octubre (LORTAD) y La Directiva Europea 95/46 CE de 24 de octubre del Parlamento Europeo y Consejo relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Estos textos legales, así como el asesoramiento de las entidades de control servirán, sobre todo, a empresas que usen dispositivos telemétricos en el control de sus equipos y que tengan un fichero con el seguimiento de funcionamiento de las diferentes máquinas.
3-LEY PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES
Otra ley muy a tener en cuenta, sobre todo en el manejo, traslado y puesta en funcionamiento de las máquinas expendedoras, es la de Prevención de Riesgos Laborales. Una normativa que se ha extendido a todo tipo de empresas y que tiene un seguimiento muy exhaustivo por parte de las autoridades.De ahí el surgimiento de servicios de prevención ajenos y la bajada, al menos en materia estadística, de la siniestralidad laboral. Los profesionales del vending tendrán que prestar especial atención al artículo 41, que hace referencia a los fabricantes, importadores y suministradores de maquinaria, equipos, productos y útiles de trabajo. Estos estarán obligados a asegurar que éstos no constituyan una fuente de peligro para el trabajador, siempre que sean instalados y utilizados en las condiciones, forma y para los fines recomendados por ellos. Los fabricantes, importadores y suministradores deberán proporcionar a los empresarios, y éstos recabar de aquéllos, la información necesaria para que la utilización y manipulación de la maquinaria, equipos, productos, materias primas y útiles de trabajo se produzca sin riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores, así como para que los empresarios puedan cumplir con sus obligaciones de información respecto de los trabajadores. El empresario deberá garantizar que las informaciones sean facilitadas a los trabajadores en términos que resulten comprensibles para los mismos.
4-RESPONSABILIDAD CIVIL
A pesar de todas las precauciones que se tomen, y por muy meticuloso que sea el cumplimiento de la norma, siempre pueden surgir incidentes imprevistos a los que habrá que responder en caso de causar algún perjuicio a personas, empresas o materiales. Para ello, lo ideal es disponer de una póliza de responsabilidad civil de las máquinas. Los problemas pueden surgir incluso cuando ya esté instalada y funcionando la máquina, causando algún desperfecto en el emplazamiento elegido. Las pólizas, en muchos casos, son obligatorias y exigidas por los clientes y responsables de las ubicaciones. Como en otro tipo de seguros, las pólizas son de múltiples posibilidades y se pueden adaptar a las necesidades que se expongan.
5-SISTEMAS DE CONTROL EN ALMACÉN
En las propias instalaciones, en caso de tener almacén para el material y las máquinas, es de obligado cumplimiento la norma de separación física entre almacén y oficina. En el espacio de almacenaje, coordinación o movimiento de materiales también es requerido un sistema de control de plagas. El control de plagas es la regulación y el manejo de algunas especies referidas como plagas, normalmente por tratarse de especies que afectan a la salud de los habitantes, la ecología o la economía. En función de los organismos que se traten, se pueden aplicar diversos tratamientos como el biológico, el orgánico o con pesticidas o elementos químicos. Lo mejor es pedir consejo a empresas especialistas en cuanto se noten los primeros síntomas, y pasar revisiones periódicas que pueden ser obligatoria en función de los productos almacenados y el tipo de manipulación que se realice.
6-GESTIÓN DE RESIDUOS
Más detalles para el día a día del profesional del vending. En función de las mercancías con las que se trabaje, será idóneo y, a veces, requerido, pertenecer a un Sistema Integrado de Gestión de Residuos. Ecoembes es el más socorrido para envases de plástico y Ecovidrio, para los de vidrio. Con esta adhesión se logran varios objetivos. En primer lugar, externalizar un servicio que conllevaría unos costes y unos quebraderos de cabeza si fueran gestionados directamente por el empresarios. Además, ahorrar en materias primas y elaboración de envases. Y por último, colaborar con la dinámica conjunta del sector de abordar un crecimiento sostenible, mejorando de paso la imagen corporativa de la propia compañía y del sector en general. Estos servicios además mantienen a todos los agentes de la industria informados en materia de legislación, certificaciones medioambientales y otros aspectos relacionados.
7-NORMAS HIGIENICO-SANITARIAS
Es obligatorio estar inscrito en un registro sanitario, sea del ámbito local o autonómico, que respalde oficialmente el cumplimiento de las normativas higienico-sanitarias referentes del sector. También dependerá del segmento de negocio que se trate, pero habrá que estar al tanto de todo lo relativo a manipulación de alimentos, recepción de materias primas, normas de tratamiento y envasado, así como los requisitos para un transporte y puesta en circulación adecuada. En helados, por ejemplo, existe un decreto concreto (618/98). Normalmente, todo irá encaminado a lograr un emplazamiento para garantizar la conservación de los productos en óptimas condiciones de higiene y limpieza y su no contaminación por la proximidad o contacto con cualquier clase de residuos o aguas residuales, humos suciedad y materias extrañas, así corno por la presencia de insectos, roedores, aves y otros animales. Deberán poderse mantener las temperaturas adecuadas, humedad relativa y conveniente circulación de aire, de manera que los productos no sufran alteración o cambio de sus características iníciales. Igualmente deberán permitir la protección de los productos contra la acción directa de la luz solar, cuando ésta les sea perjudicial.
8-PELIGROS Y PUNTOS DE CONTROL
Para cumplir todo lo anterior con rigor y a prueba de cualquier tipo de inspección o revisión, lo ideal es establecer un plan de autocontrol de calidad, basado en la aplicación de análisis de riesgos y control de puntos críticos. Cualquier empresa homologada puede emitir un informe que determine los riesgos y, una vez establecidos, será más fácil su control y seguimiento.
9-SISTEMA DE TRAZABILIDAD
Con las exigencias actuales del mercado, también se está imponiendo la necesidad, sobre todo si se dispone de almacén y sistema logístico y de transporte, de implantar un plan de trazabilidad. Que consiste en conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto, o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros, en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas. Habrá que tener en cuenta, en la identificación, el producto unitario, el embalaje o caja y los bultos o paleta. En la captura de datos, las materias primas, los datos de conservación en planta y en almacén, mientras que para el software de gestión de datos, el sistema debe imprimir etiquetas, grabar chips RFID, almacenar datos capturados e intercambiar elementos con otros sistemas de gestión.
10-MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es el personal con un certificado de manipulación de alimentos. La seguridad de los alimentos es una preocupación constante de todas las organizaciones sanitarias. Los cuadros de enfermedades asociadas a una incorrecta selección, conservación, manipulación y preparación de los alimentos son frecuentes y, en muchas ocasiones, graves. Destacan por su frecuencia las intoxicaciones e infecciones transmitidas por alimentos. La salmonella es la bacteria que con mayor frecuencia las provoca. En España, se producen alrededor de 1.000 brotes de infecciones por salmonella, que afectan de 12.000 a 14.000 pacientes y que exigen unos 1.000 ingresos hospitalarios por año. La seguridad de los alimentos depende de las correctas prácticas en toda la cadena alimentaria, desde la producción hasta cuando es servido en una mesa. Sin embargo, el eslabón más débil de esta cadena en lo que a la transmisión de infecciones se refiere, es la manipulación, preparación y conservación de los alimentos. De ahí la importancia que el personal esté formado en esta materia y tenga los certificados correspondientes, que a día de hoy se pueden obtener incluso con cursos on-line.
11-TRANSPORTE ALIMENTOS
Para concluir esta serie de consejos y trámites para iniciar un negocio vending, incidir en dos aspectos importantes que están tomando especial relevancia en los últimos años. Para llevar a cabo la distribución de bocadillos, productos lacteos y otros productos que necesiten una temperatura determinada para su conservación hay que disponer de cámaras frigoríficas y de vehículos especialmente acondicionados para no romper la cadena de frío. Tanto la trazabilidad en todo el proceso de esta cadena de frío, como las instalaciones y medios de transportes utilizados tienen que cumplir, a su vez, las condiciones higiénico-sanitarias específicas para estos dispositivos, y para todo el proceso. Destacar que la normativa más adecuada para cumplir con estas cuestiones está dispuesta en el Real Decreto 2483/1986, de 14 de noviembre, por el que se aprueba la Reglamentación Técnico-Sanitaria sobre condiciones generales de transporte terrestre de alimentos y productos alimentarios a temperatura regulada.
12-IDENTIFICACIÓN DE LAS MÁQUINAS
Por último, en cumplimiento de la Ley de Comercio, especialmente en el apartado que hace referencia a la información que debe aparecer en el frontal de las máquina. Todas las expendedoras automáticas han de tener unas placas identificativas de la empresa, su dirección y el CIF. También debe figurar un número de atención al cliente para poder atender posibles reclamaciones o incidencias. También se está gestando ahora, a nivel europeo, una directiva que va a obligar, en determinados productos, a indicar los ingredientes de los productos que se ofertan, su composición nutricial e ingredientes, así como su posible afectación a personas alérgicas o que produzcan rechazo. Cada país se encargará de redactar un reglamento en esta materia y se recomienda estar atento a estas próximas normativas.